Skróty klawiaturowe w PowerPoint – przyspiesz swoją pracę!

Kluczem do szybszej edycji slajdów jest zastąpienie żmudnego i powolnego klikania myszką, odpowiednią kombinacją klawiszy na klawiaturze. Wykonanie prostych czynności poprzez klikanie myszką kolejnych zakładek z górnego menu, zajmuje dobre kilka sekund. Jeżeli taką czynność wykonujemy wielokrotnie, przekłada się to na konkretne minuty stracone w trakcie projektowania slajdów. Wykonując te same czynności przy pomocy skrótów klawiszowych możemy zaoszczędzić sporo czasu.

Na wstępie muszę też zaznaczyć, że niektóre skróty klawiaturowe w PowerPoint mogą się różnić w zależności od wersji programu.

W poniższym opisie znajdą się dwa schematy postępowania:

1. klawisze wciskamy wspólnie, tzn. najpierw wciskamy jeden klawisz i trzymając go wciskamy drugi. W tym przypadku jako oznaczenia, będę używał znaku plusa [+]
   ctrl

   +

   V
2. klawisze wciskamy sekwencyjnie, czyli najpierw wciskamy jeden klawisz, puszczamy go, następnie wciskamy kolejny klawisz i puszczamy go. W tym przypadku będę używał znaku strzałki →
   alt

   →

   4

Nie będę analizował powszechnie znanych skrótów klawiszowych, stosowanych w całym pakiecie MS Office, bo większość użytkowników komputerów z pewnością zna je doskonale. Mam na myśli skróty takie jak:
ctrl+C , ctrl+V – kopiowanie i wklejanie tekstu,
ctrl+X – wycinanie tekstu
ctrl+A – zaznaczenie wszystkiego
ctrl+S – zapisywanie prezentacji.

Skupimy się na bardziej zaawansowanych narzędziach i skrótach do ich wywoływania.

W sytuacji gdy kopiujemy tekst z innego dokumentu lub innej prezentacji, formatowania zastosowane w dokumencie źródłowym zostaną zastosowane również w prezentacji docelowej. To wymusza ręczne poprawianie wyglądu z uwzględnieniem rodzaju i wielkości czcionki, koloru tekstu i innych parametrów. Aby tego uniknąć, po skopiowaniu tekstu i ustawieniu kursora w docelowym polu, stosujemy skrót:

Następnie pojawi się okienko, w którym wybieramy opcję [Tekst niesformatowany].

W PowerPoint mamy dostępną funkcję tkz. [malarza formatów], który ułatwia przenoszenie zastosowanego formatowania z jednego obiektu (np. pola tekstowego) na inne. Tradycyjnie po zaznaczeniu pola źródłowego możemy kursorem myszki wybrać narzędzie [malarz formatów], a następnie kliknąć w pole docelowe, dostosowując jego formatowania. Jeżeli klikniemy w narzędzie [malarz formatów] dwukrotnie, będziemy mogli wkleić formatowanie do wielu docelowych pól.

Narzędzie samo w sobie już jest dużym ułatwieniem i przyspiesza pracę. Jeżeli dodatkowo nauczymy się wykorzystywać je przy pomocy skrótów klawiszowych zyskamy kolejne sekundy zaoszczędzonego czasu. Po zaznaczeniu obiektu źródłowego jednocześnie wciskamy na klawiaturze kombinację klawiszy

następnie zaznaczamy obiekt docelowy lub tekst w jego wnętrzu, i wciskamy kombinację klawiszy

Wklejanie formatowania możemy zastosować jednocześnie dla wielu pól tekstowych umieszczonych na kilku różnych slajdach. Malarz formatów działa również dla kształtów, zdjęć i innych obiektów użytych w prezentacji PowerPoint.

Po zaznaczeniu fragmentu tekstu możemy zmieniać jego wielkość za pomocą kombinacji klawiszy

Jest to szybsze rozwiązanie niż wybieranie z górnej belki odpowiednich narzędzi.

Należy tu zwrócić uwagę na ustawienia pola tekstowego. Jeżeli w sekcji [Formatowanie tekstu] → [Opcje tekstu] wybrana jest opcja [Zmniejsz tekst przy przepełnieniu], może ona blokować powiększanie rozmiaru czcionki.

Duplikowanie elementów działa szybciej niż ich kopiowanie i wklejanie. Po zaznaczeniu obiektu wybieramy kombinację klawiszy

Co więcej, jeżeli w pierwszym kroku, ustawimy zduplikowany obiekt na właściwym miejscu, kolejne jego kopie będą automatycznie ustawiane we właściwych odstępach. W ten sposób bardzo szybko możemy uzyskać właściwe układ elementów na slajdzie.

Równie szybko, ten sam efekt możemy osiągnąć zaznaczając element i przeciągając go myszką jednocześnie przytrzymując klawisz ctrl na klawiaturze.

Umieszczając elementy na slajdzie, zawsze zależy nam na ich symetrycznym rozmieszczeniu. Jeżeli elementy są dobrze rozmieszczone względem siebie, ale nierówno względem całego slajdu, warto je na chwilę zgrupować i jako całość wycentrować do slajdu. Po tej operacji możemy rozgrupować elementy.

Grupowanie i rozgrupowywanie elementów najszybciej wykonamy dzięki kombinacji klawiszy

Grupowanie przydaje się również gdy chcemy animować kilka elementów jako całość, lub gdy chcemy je skalować nie zaburzając odległości między nimi.

Podobnie jak w przypadku malarza formatów, malarz animacji znacznie przyspiesza pracę. Nie musimy mozolnie ustawiać animacji dla każdego elementu z osobna, wystarczy zrobić to raz, a następnie skopiować przygotowaną animację i zastosować ją dla innych elementów w prezentacji. Za pomocą malarza animacji możemy kopiować definiowany ruch również dla elementów na innych slajdach, a nawet w innych prezentacjach.

Po zaznaczeniu elementu dla którego zdefiniowaliśmy już animację, możemy za pomocą myszki wybrać narzędzie Malarz animacji, a następnie kliknąć na nowym elemencie dla którego chcemy uzyskać taką samą animację. Jeżeli tą animację chcemy zastosować dla wielu elementów, wówczas musimy po zaznaczeniu elementu źródłowego, kliknąć dwukrotnie w ikonkę Malarza Animacji. Teraz będziemy mogli wstawić animację dla dowolnej liczby elementów.

Cały proces możemy jeszcze przyspieszyć używając skrótu klawiaturowego

a następnie klikając docelowe elementy.

Panel ten możemy wywołać wybierając myszką [Narzędzia główne] → [Zaznacz] → [Okienko zaznaczenia]. To tu widzimy, które elementy są na wierzchu slajdu, a które na jego spodzie. Zmieniając ich kolejność decydujemy, który element jest na wierzchu i przysłania pozostałe. Elementy możemy na chwilę ukryć używając ikonki oka oraz zmienić ich nazwę, co w przypadku skomplikowanego slajdu, ułatwia późniejszą edycję.

Ten panel znacznie ułatwia zorientowanie się co dzieje się na slajdzie. Najszybciej uruchomimy go korzystając z kombinacji klawiszy

Kolejność elementów na slajdzie możemy też szybko zmieniać stosując skróty opisane w kolejnym punkcie.

Teraz przyszedł czas na nieco bardziej zaawansowane skróty klawiaturowe w PowerPoint. Do ich definiowania i obsługi wykorzystamy pasek narzędzi [Szybki dostęp] widoczny w lewym, górnym rogu ekranu.  Po wybraniu strzałki widocznej na końcu tego paska, wybieramy opcję [Więcej poleceń…]. Teraz możemy dostosować to co znajduje się w pasku [Szybki dostęp]. Ja zdefiniowałem w tym obszarze:

• narzędzia do wyrównywania położenia obiektów [Wyrównaj obiekty],
• narzędzia do przesuwania elementów na slajdzie do przodu, do tyłu, na spód i na wierzch,
• opcję Formatuj obiekt / kształt.

Możesz tu oczywiście dodać funkcje, z których ty najczęściej korzystasz.

Teraz należy odczytać jakie skróty klawiszowe są przypisane do zdefiniowanych wcześniej elementów w pasku [Szybki dostęp]. Będąc w trybie edycji slajdu, wciskamy klawisz alt, wówczas na górnej belce pojawiają się cyfry i litery odpowiadające wybranym funkcjom. Widzimy, że dla paska [Szybki dostęp] przypisana jest cyfra [1]. Po wciśnięciu 1 na klawiaturze, pasek zostanie rozwinięty ukazując narzędzia oznaczone kolejnymi literami. I tak, wyrównanie do lewej to L, do prawej P, do góry G itd.

Jeżeli chcemy wyrównać 3 elementy, zaznaczamy je, i następnie klikamy odpowiednią sekwencję klawiszy. W przeciwieństwie do skrótów opisanych na początku artykułu, tu nie klikamy klawiszy wspólnie np. ctrl+c, tylko sekwencyjnie, otwierając poszczególne okienka np.

Na początku może wydawać ci się to trochę skomplikowane, ale w po pewnym czasie, nauczysz się na pamięć tych skrótów, będziesz je używał intuicyjnie, jak w czasie gry na pianinie.
alt→1→G – wyrównaj do góry,
alt→1→D – wyrównaj do dołu,
alt→1→Z – rozłóż w pionie,
alt→1→O – wyrównaj do środka w poziomie,
ponadto:
alt→4 – przesuń na spód,
alt→5 – przesuń na wierzch.

Trzymając prawą ręką na myszce, a lewą wybierając odpowiednią kombinacje klawiszy, będziesz pracować znacznie szybciej i wydajniej.

Bardzo często w trakcie edycji, musimy powiększać obszar slajdu, by zobaczyć drobne elementy i szczegóły obiektu. Najszybciej zrobimy to przytrzymując klawisz ctrl i jednocześnie kręcąc rolką w myszce. Standardowo slajd będzie się przybliżał, względem swojego środka. Jeżeli natomiast zaznaczymy jakiś element na slajdzie, będzie się przybliżać do tego elementu.

Podobna zasada obowiązuje, jeżeli kursor myszki ustawiamy w obszarze paska z miniaturami slajdów. Przytrzymując klawisz ctrl i kręcąc rolką myszki, zmniejszamy lub powiększamy ich widok.

Uruchamiając pokaz, zazwyczaj rozpoczynamy od pierwszego slajd. Możemy to zrobić na wiele sposobów, np. wybierając odpowiednią ikonkę z dolnej belki PowerPointa, lub wyciskając klawisz

Jeżeli zależy nam na szybki zobaczeniu bieżącego slajdu powinniśmy skorzystać ze skrótu

W ten sposób szybko upewnimy się, czy edytowany przez nas slajd wygląda dobrze i animacje odtwarzane są poprawnie.

Mam nadzieję, że opisane skróty klawiaturowe w PowerPoint, będą dla ciebie przydatne i przyspieszą twoją pracę. Daj znać w komentarzu czy znasz inne przydatne skróty i triki.