Wizualizacja danych – tabele, infografiki, wykresy w PowerPoint

Wartości liczbowe stanowią istotny element w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Zdolność szybkiego analizowania danych pozwala zrozumieć zachodzące zmiany rynkowe, a to wpływa na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Bardzo ważne jest odpowiednie wizualizowanie danych w postaci wykresów, tabel czy infografik, bo to ułatwia ich zrozumienie i właściwą interpretację. Tworząc odpowiednie wykresy w PowerPoint łatwiej przekażesz swoim współpracownikom dane liczbowe i płynące z nich wnioski.

Wstawiając wykresy w prezentacji PowerPoint, w pierwszej kolejności należy zastanowić się nad doborem właściwego rodzaju wykresu. PowerPoint oferuje całą gamę wykresów, a to często skutkuje błędnym wyborem, co przekłada się na złą interpretację danych. Poniżej przedstawiono kilka podstawowych i najczęściej wykorzystywanych wykresów.

Jest to wykres analogiczny do wykresu kolumnowego, ale wartości prezentowane są w układzie poziomym. Ta forma lepiej sprawdza się gdy opisy kategorii danych są dość długie. Zazwyczaj w tej formie przedstawiamy wiele kategorii danych w jednym okresie czasowym. Sortując kategorie od najbardziej do najmniej licznej, możemy wizualizować skalę i pokazać różnicę między najlepszymi i najgorszymi kategoriami.

Dane na tym wykresie prezentowane w formie punktów, a linia łącząca te punkty pokazuje trend (zmianę) wartości w czasie, dlatego dobrze widać tu wzrosty lub spadki wartości na przestrzeni kolejnych miesięcy lub lat.

Rozwinięciem tego wykresu jest wykres warstwowy, w którym obszar pomiędzy linią a osią poziomą wypełniony jest kolorem. Wykres warstwowy należy stosować w przypadku 2 – 3 serii danych. Jeżeli porównujemy więcej serii danych, jako bardziej czytelny lepiej sprawdzi się wykres liniowy.

Tą formę stosujemy gdy chcemy pokazać udział danej kategorii (produktów) w całym wolumenie. Wówczas obszar koła stanowi 100% wartości, a poszczególne cząstki wizualizują procentowy udział danej kategorii w tej całości. Ten typ wykresu powinniśmy stosować tylko w odniesieniu do wartości procentowych, a nie liczbowych. Należy również zwrócić uwagę, iż wykres zachowa swoją czytelność gdy liczba składników (kategorii) nie będzie większa niż 10.

Bardzo ważne jest, by wstawiając wykres do PowerPoint-a zachować możliwość jego edycji. Niestety w prezentacjach, które otrzymujemy od naszych klientów, często widzimy, że wykresy wstawione są w formie bitmap: jpg, gif lub png. Takie umieszczenie wykresu wyklucza możliwość jego edycji, wówczas w przypadku gdy zmieniają się dane, wykres należy edytować w zewnętrznym programie i po dokonanych zmianach ponownie wstawić go do prezentacji PowerPoint. To znaczenie wydłuża i komplikuje proces aktualizacji treści. Ponadto wykresy wstawione jako gotowe obrazki, zazwyczaj są niskiej jakości, i wyświetlane na dużych ekranach stają się nieczytelne.

PowerPoint dysponuje rozbudowanym narzędziem do wstawiania i edycji wykresów i warto z niego korzystać. Wykresy przygotowane bezpośrednio w PowerPoint zachowują formę wektorową, a więc nawet przy bardzo dużych powiększeniach zawsze będą najwyższej jakości. Możliwość edycji danych i dostosowywania kolorów będzie znacznie uproszczona.

Chcąc zadbać o estetykę prezentacji należy również zwrócić uwagę na kolorystykę umieszczanych w niej wykresów. Kolory powinny być spójne do dopasowane do ogólnej palety barw użytej w prezentacji. Niestety często wstawiane wykresy korzystają z domyślnych barw używanych w Microsoft Office i znacząco odróżniają się od reszty prezentacji. Zmiana kolorów słupków i linii na wykresie zajmuje tylko kilka chwil, a znacząco wpływa na wygląd i odbiór prezentacji.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Wstawiając wykres w prezentacji PowerPoint, należy dobrze zastanowić się, które informacje są naprawdę ważne, a z których można zrezygnować. Często na wykresach przygotowanych w Excelu przez dział analityczny mamy dostęp do pełnych wyliczeń i danych, pokazujących cały proces dochodzenia do wynikowych informacji i wniosków. Dla odbiorców oglądających prezentację PowerPoint liczą się tylko wartości końcowe, dlatego zachowaj na wykresie tylko te informacje.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Powyższy wykres przedstawia dane Klienta w odniesieniu do jego konkurencji.

1. Pierwotnie na slajdzie znajdowała się znaczna ilość tekstu umieszczonego w liście wypunktowanej. Ten element został zoptymalizowany i pozostawiono tylko główne hasła dla każdego wypunktowania.
2. Kolorystyka wykresu została stonowana, tak by wszystkie słupki konkurencji były w jednej tonacji, a ważna informacja o Kliencie wyróżniona dominującym kolorem. Dodatkowo usunięto zbędne obramowanie wokół słupków Klienta.
3. Kolejnym elementem do optymalizacji są powtarzające się słowa np. przy każdej serii (kategorii) danych, np. rok 2018, rok 2019 itd. zbędę słowa zostały usunięte poprawiając czytelność wykresu.

Tak jak w przypadku powyższego wykresu,  często celem jest pokazanie pewnych informacji na tle np, konkurencji. Wówczas należy zrezygnować z kolorowych intensywnych braw dla każdego ze słupków, stosując monochromatyczne np. szare odcienie, a tylko wartość główną wyróżnić dominującym kolorem. W ten sposób odbiorca od razu będzie widział, która wartość jest najistotniejsza i jak wygląda jej porównanie do pozostałych danych.

Pamiętajmy, że PowerPoint daje możliwość tworzenia animacji i warto wykorzystać tą funkcjonalność również do wyróżnienia istotnych informacji na wykresie. Kolejne partie danych mogą być odsłaniane po kolejnych kliknięciach budując w ten sposób narrację i zapewniając właściwy przepływ informacji.

W typowym wykresie liniowym przygotowanym w prezentacji PowerPoint, legenda umieszczona jest na dole lub z boku wykresu. Jeżeli liczba kategorii (serii) danych na to pozwala, warto objaśnienia umieścić tuż przy linii reprezentującej te wartości. Użytkownik nie będzie musiał odszukiwać w legendzie właściwego koloru, tylko od razu otrzyma informację, co oznacza dana linia.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Podobnie w w opisanym wyżej przykładzie optymalizacji informacji na wykresie, często spotykamy się z sytuacją, w której na jednym slajdzie umieszczone są wykresy wizualizujące różne zagadnienia. Jest to jeden z podstawowych błędów popełnianych przy tworzeniu prezentacji. Tzw. dobre praktyki tworzenia slajdów wyraźnie mówią, że na jeden slajd powinna przypadać tylko jedna myśl, temat czy zagadnienie. Jest to bardzo ważne i ułatwia zrozumienie slajdu i prezentacji przez odbiorców.

Prezentując dane związane z położeniem geograficznym, np. wartość przychodu dla danego kraju, zamiast zwykłego tekstu, warto umieść je na mapie. Należy jednak tak dobrać grafikę mapy by obrazowała on tylko omawiany obszar. Kraje lub regiony, z których pochodzą dane wyróżniamy kolorem. Dodatkowo można zastosować skalę w odniesieniu do wielkości czcionki prezentującej dane wartości. Im większa wartość tym większa czcionka. To w wyraźny sposób podkreśli liderów prezentowanego obszaru.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Rozbudowując wykresy i dodając do nich ilustracje i ikony możemy stworzyć ciekawą infografikę, która z jeszcze bardziej przystępny sposób zobrazuje przedstawiane wartości. Prostym przykładem jest dodanie ikonek kobiety i mężczyzny, które zastępując odpowiednie opisy słowne, ułatwią interpretację wyników. Przygotowanie bardziej złożonych infografik wymaga umiejętności i znacznego nakładu pracy, ale również proste zabiegi poprawią czytelność i atrakcyjność wykresów w PowerPoint.