W dobrze funkcjonującym przedsiębiorstwie kontakty i spotkania biznesowe są codziennością. Najczęściej wykorzystywanym narzędziem jest prezentacja firmy lub jej odmiany: prezentacja biznesowa, handlowa, sprzedażowa. Wszystkie one opowiadają o historii i działalności przedsiębiorstwa. Prezentacje mają istotny wpływ, na decyzję potencjalnego klienta o podjęciu współpracy z twoją firmą. Warto więc przygotować profesjonalną prezentację i zyskać przewagę nad konkurencją.
Mając na uwadze przeznaczenie prezentacji, należy rozróżnić dwie formy i dwa różne podejścia do prezentacji firmowej. Pierwszy przypadek to ten w, którym nie możemy się spotkać z kontrahentem i wysyłamy mu prezentację do samodzielnego obejrzenia, natomiast drugi to sytuacja w której prezentacja jest wykorzystywana w trakcie bezpośrednio spotkania i jest narzędziem wspierającym nasze wystąpienie czy rozmowę.
Prezentacja firmy wysyłana do partnera biznesowego
Przedsiębiorcy cenią swój czas i nie zawsze mogą się spotkać ze wszystkimi potencjalnymi dostawcami. Bardzo często zanim jeszcze dojdzie do pierwszego spotkania proszą o przesłanie prezentacji firmowej, by wstępnie zapoznać się z ofertą, a następnie zaprosić kilka firm na spotkanie. Trzeba być przygotowanym na taką sytuację. Prezentację najczęściej musimy wysłać drogą mailową, możemy umieścić ją w załączniku do wiadomości lub przesłać tylko link do obejrzenia prezentacji on-line.
Przesłanie prezentacji w załączniku, będzie wymagało od odbiorcy posiadania odpowiedniego oprogramowania, np. PowerPoint lub Acrobat Reader jeśli prześlemy prezentację w PDF. Musimy pamiętać, by załącznik nie miał więcej niż 10Mb, bo wówczas serwery pocztowe mogą zablokować taką wiadomość. Tak przesłana prezentacja będzie wymagała od odbiorcy ręcznego przełączania kolejnych slajdów.
Przesłanie łącza do prezentacji w wersji on-line, niesie za sobą kilka korzyści. Wiadomość jest lekka i nie będzie problemu z jej dostarczeniem. Możemy w przygotowanym linku umieścić parametr, dzięki któremu dowiemy się czy odbiorca obejrzał prezentację. Ponadto użytkownik nie musi mieć żadnego dodatkowego oprogramowania, wystarczy przeglądarka internetowa, a ponieważ prezentacja taka jest zazwyczaj w formie automatycznej animacji, użytkownik nie musi samodzielne przełączać slajdów. Często do takiej prezentacji możemy dodać komentarz lektora i w ten sposób wzbogacić przekaz i ułatwić odbiór prezentowanych treści.
Prezentacja wysyłana mailem zazwyczaj jest bardziej szczegółowa i zawiera więcej treści na slajdach niż prezentacja na spotkania bezpośrednie, bo nie mamy możliwości dopowiedzenia treści od siebie, a wszystko musi być zawarte na slajdzie lub w podkładzie lektorskim.
Prezentacja firmowa na spotkanie biznesowe
Ten rodzaj prezentacji ma nieco inne wymagania niż prezentacja wysyłana drogą mailową. W trakcie bezpośredniego spotkania, to przedstawiciel firmy prowadzi główną opowieść, a prezentacja firmy jest tylko materiałem wspierającym jego wystąpienie. W tym przypadku na slajdach powinny znaleźć się główne myśli i hasła wraz z ich odpowiednią wizualizacją. Wskazane jest aby taka prezentacja była wykonana w technologii umożliwiającej samodzielną aktualizację, wówczas szybko można ją dostosować do potrzeb konkretnego spotkania. Idealnie sprawdza się tu prezentacja PowerPoint. Przygotowując tą formę prezentacji firmowej należy zwrócić szczególną uwagę na wytyczne i dobre praktyki projektowania slajdów, a więc:
- Jedna myśl / wiadomość / przekaz na jednym slajdzie
- Na slajdzie umieszczamy tylko główne hasła, a nie całe zdania i opisy
- Rozmiar nagłówków powinien być mniejszy niż właściwej treści na slajdzie
- Tło slajdu powinno być ciemne, by nie odwracać uwagi od osoby prowadzącej. To na prowadzącym ma być skupiona uwaga oglądających.
- Na slajdzie powinno znaleźć się maksymalnie 6 elementów
