Przeznaczenie i rodzaje prezentacji

W tym artykule przedstawiono różne rodzaje prezentacji podzielone ze względu na sposób ich dystrybucji i odtwarzania. Te właśnie czynniki są decydujące przy wyborze technologii wykonania prezentacji. Każdy z przedstawionych obszarów charakteryzuje się innymi wymaganiami co do technicznych aspektów prezentacji. Na koniec umieszczono tabelaryczne zestawienie obszarów, technologii i kryteriów podziału prezentacji.

Kryteria podziału

Na potrzeby tego artykułu, będziemy posługiwać się następującymi kryteriami charakteryzującymi każdą prezentację:

  1. Osoba obsługująca pokaz prezentacji:
    • właściciel prezentacji – z tym przypadkiem najczęściej mamy do czynienie w trakcie konferencji lub spotkań biznesowych. Twórca / właściciel prezentacji steruje jej przebiegiem, pokazując i omawiając kolejne slajdy. Cechą charakterystyczną tej sytuacji jest to, że na slajdach umieszczamy tylko główne hasła i myśli, a całą treść i narrację prowadzi właściciel prezentacji. Prezenter nie może czytać pełnej treści ze slajdu, bo jak pokazują badania, odbiorca nie może jednocześnie i czytać i słuchać w skupieniu.
    • odbiorca prezentacji – to sytuacja, w której właściciel / twórca prezentacji nie uczestniczy w pokazie. W tym przypadku cała treść prezentacji musi być zawarta na slajdzie, bo nie ma osoby, która mogła by coś dopowiedzieć i wyjaśnić.
  2. Sposób odtwarzania:
    • liniowy – slajd po slajdzie, od początku do końca. Tu dodatkowo możemy wyróżnić:
      • sterowanie manualne, gdy prezenter sam przełącza kolejne slajdy, dostosowując tempo prezentacji do swoich potrzeb,
      • odtwarzanie automatyczne, gdy prezentacja pokazywana jest w formie filmu lub gotowej animacji,
    • interaktywny (klikalny) – prezenter sam decyduje, które treści chce pokazać i nie musi przechodzić przez wszystkie przygotowane slajdy
  3. Multimedia:
    • tak, prezentacja zawiera elementy multimedialne: dźwięki, animacje, filmy,
    • nie, prezentacja jest statyczna, zawiera nieruchome teksty, zdjęcia lub ilustracje

Przeznaczenie i dystrybucja prezentacji

Od wielu lat zajmuję się tworzeniem prezentacji i mogę wyróżnić poniższe pola eksploatacji przygotowywanych przeze mnie materiałów multimedialnych:

Prezentacja na konferencję lub bezpośrednie spotkanie biznesowe

To najczęściej spotykane zastosowanie prezentacji.

W czasie konferencji prezenter przemawia do licznej grupy odbiorców, czasami nawet kilkuset osób. Wówczas musimy zadbać o właściwe, możliwe duże wielkości tekstów na slajdzie, tak by osoby siedzące daleko z tyłu, również mogły przeczytać informacje na slajdzie. W trakcie dużych konferencji dobry rozwiązaniem jest również ustawienie dodatkowych bocznych ekranów (np. w połowie długości widowni), które ułatwią oglądanie slajdów z dalszych rzędów.

Prezentacja na bezpośrednie spotkanie biznesowe, różni się tylko liczbą odbiorców, bo zazwyczaj jest to tylko kilka osób. Wówczas nie musimy tak bardzo martwić się o duże teksty na slajdach, bo pokaz odbywa się w sali mniejszej sali konferencyjnej i wszyscy dobrze widzą prezentowane slajdy.

Osoba obsługująca pokaz prezentacji
W obu przypadkach osobą prezentującą jest właściciel prezentacji, i to on wygłasza główną narrację, a treść na slajdach powinna być tylko uzupełnieniem jego wypowiedzi.

Sposób odtwarzania
Najczęściej prezentacja na konferencję ma charakter liniowy, prezenter manualnie przełącza kolejne slajdy, dostosowując tempo pokazu do aktualnej sytuacji. Liniowy charakter prezentacji jest bezpieczniejszy dla prezentera, dla którego takie wystąpienie jest sytuacją stresową. Znając dobrze treść prezentacji, wie jakie informacje następują po sobie.

W tym obszarze, zdarzają się również rozwiązania prezentacji interaktywnych (klikalnych), ale wymagają one od prezentera większej wprawy i opanowania.

Multimedia
Wszelkiego rodzaju multimedia są wskazane i mile widziane. Pobudzają odbiorców, są atrakcyjne wizualnie, podnoszą jakość prezentacji i ułatwiają przekazanie trudnych treści.

Prezentacja wysyłana drogą mailową

W czasach pandemii Corona Virusa ta forma mocno zyskała na popularności. Przedsiębiorcy unikają bezpośrednich spotkań i nie mogą osobiście przedstawić swojej działalności. Dlatego coraz częściej wysyłają prezentację drogą mailową. Prezentacja firmy w szybki i łatwy sposób pokazuje działalność przedsiębiorstwa, ma zachęcić kontrahenta do dalszych działań i szerszego zapoznania się z możliwościami dostawcy.

Wysyłanie prezentacji mailem niesie za sobą szereg ograniczeń technicznych. Wiadomość mailowa wraz z załącznikami nie powinna być cięższa niż kilka megabajtów. Załączniki powinny mieć dość powszechny format, tak by każdy odbiorca mógł go zobaczyć w takiej samej postaci. To sprawia, że wysyłanie prezentacji w PowerPoint jest ryzykowne. Nie wszyscy odbiorcy będą mieli aktualną wersję oprogramowania, a sam plik ppt może mieć znaczne rozmiary.

Dlatego w przypadku wysyłania prezentacji drogą mailową powinniśmy skorzystać z jednego z poniższych rozwiązań:

  1. przekonwertować prezentację PPT do formatu PDF – wówczas przesyłamy statyczny plik (bez animacji), który zajmuje mniej kliobajtów, jest względnie bezpieczny (nie trafi do SPAM-u), i zdecydowana większość odbiorców nie będzie miała problemu z jego uruchomieniem
  2. wysłać link do prezentacji umieszczonej on-line. W tym przypadku możemy zapisać prezentację jako:
    • przygotowaną prezentację PowerPoint udostępnić on-line (oprogramowanie Microsoft Office daje taką możliwość),
    • liniowy animowany plik video i umieścić go np. na YouTube lub Vimeo,
    • przygotować prezentację w Google Slides i udostępnić ją on-line.

Przesłanie pliku PDF wydaje się być bezpieczniejsze i daje większą pewność, że odbiorca obejrzy prezentację. Z kolei link do wersji on-line daje większe możliwości graficzne i animacyjne w prezentacji, ale może budzić obawy u odbiorców przed kliknięciem i przejściem do zewnętrznego serwisu. Dobrze przygotowana wersja on-line, zawierająca ciekawe animacje, podkład muzyczny i lektorski z pewnością będzie bardziej atrakcyjna i pokaże naszą firmę jako innowacyjne i nowoczesne przedsiębiorstwo.

Osoba obsługująca pokaz prezentacji
W obu przypadkach osobą obsługującą jest odbiorca prezentacji, właściciel nie uczestniczy w pokazie, dlatego wszystkie treści muszą być zawarte na slajdzie.

Sposób odtwarzania
Prezentacje mają charakter liniowy, oglądający manualnie przełącza kolejne slajdy pliku PDF, a w przypadku prezentacji on-line w formie pliku video, slajdy zmieniają się automatycznie.

Multimedia
W pliku PDF mamy do czynienia z prezentacją statyczną, bez żadnych animacji, dźwięków i filmów.
W wersji video on-line, wszelkiego rodzaju multimedia są wskazane, a podkład lektorski może zastąpić osobę prezentującą.

Prezentacja na targi branżowe

Prezentacja taka wyświetlana jest na monitorze umieszczonym w zabudowie stanowiska targowego. Jest doskonałym uzupełnieniem materiałów drukowanych, takich jak foldery i ulotki. dobrze przygotowana potrafi zainteresować odwiedzających targi uczestników i zachęcić ich do podejścia do naszego stoiska.

Dodatkowy ciekawym rozwiązaniem, jest przygotowanie wersji interaktywnej, sterowanej przez oglądającego za pomocą ekranu dotykowego (np. tabletu lub nakładki dotykowej na ekran TV).

Osoba obsługująca pokaz prezentacji
W przypadku prezentacji wyświetlanej na telewizorze, nie ma osoby obsługującej, prezentacja odtwarza się automatycznie, slajd po slajdzie, a po zakończeniu następuje powrót do slajdu pierwszego.
W przypadku prezentacji na ekrany dotykowe, osobą obsługującą jest oglądający.

Sposób odtwarzania
Prezentacja na targi ma charakter liniowy i odtwarza się automatycznie.
Prezentacja na ekran dotykowy to w pełni interaktywna forma, sterowana przez oglądającego.

Multimedia
Zaawansowane efekty wizualne pobudzają odbiorców, podnoszą jakość prezentacji i ułatwiają przekazanie trudnych treści. Dźwięki w takich prezentacja nie są wskazane ze względu na panujący w hali targowej szum i gwar.

Prezentacja na zewnętrznym nośniku (np. CD lub pendrive)

Prezentacja tworzona jest jako nośnik reklamy, dawniej publikowana na płytach CD, teraz raczej na pendrive-ach. W estetycznym opakowaniu może być rozdawana uczestnikom targów i eventów branżowych. Prezentacja uruchamiana jest automatycznie po włożeniu płyty CD lub pendrive-a do komputera.

Osoba obsługująca pokaz prezentacji
Odbiorca samodzielnie obsługuje prezentację, dlatego wszystkie informacje muszą być zawarte na slajdzie.

Sposób odtwarzania
Najlepiej gdy ma charakter interaktywny, pozwalający użytkownikowi samodzielnie wybrać interesujące go treści i zagadnienia. Sposób publikacji nie ogranicza rozmiaru prezentacji, a więc w tym przypadku możemy pozwolić sobie na stworzenie bardzo obszernego materiału.

Multimedia
Prezentacja powinna być bardzo ciekawa i atrakcyjna wizualnie, tak by jak najdłużej zatrzymać oglądającego przed monitorem. Warto umieścić w niej złożone animacje, filmy, podkład dźwiękowy i lektorski.

Na koniec przedstawiam w tabeli podsumowanie powyższych informacji:

PrezentacjaObsługaSposób odtwarzaniaMultimedia
Na konferencjęWłaściciel / PrezenterLiniowyAnimacje, filmy, dźwięki
Wysyłana mailemOglądającyLiniowyWersja PDF: brak,
Wersja on-line: Animacje, filmy, dźwięki
Na targiOglądający lub automatycznaLiniowy lub interaktywnyAnimacje, filmy, dźwięki
Płyta CD / PendriveOglądającyInteraktywnyAnimacje, filmy, dźwięki

Przygotowując prezentację warto zastanowić się nad jej przeznaczeniem. W jaki sposób będzie pokazywana i dystrybuowana, bo te czynniki pozwolą określić technologię wykonania i zakres informacji umieszczanych na slajdzie. Przygotowanie prezentacji dobrej do wszystkich zastosowań, nie jest możliwe. Zawsze będzie wymagało to pewnych ustępstw i kompromisów.

Potrzebujesz nieszablonowej prezentacji multimedialnej PowerPoint? Skontaktuj się z nami!