PowerPoint FAQ

PowerPoint FAQ – najczęściej zadawane pytania

W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania odnośnie programu PowerPoint. Podpowiadamy różne rozwiązania oraz pokazujemy sztuczki i triki przyspieszające pracę nad prezentacją.

Najszybszą metodą aby dodać muzykę do prezentacji jest wykorzystanie metody Drag’n’Drop (przeciągnij i upuść). Jest to szczególnie wygodne gdy pracujesz na szerokim monitorze z podziałem na dwa okna.
PowerPoint dodawanie muzyki
Muzykę możesz też dodać w tradycyjny sposób przechodząc do zakładki 1 [Wstawianie] -> 2 [Dźwięk] -> 3 [Dźwięk na moim komputerze…] a następnie wskazując odpowiedni plik dźwiękowy.

Jak wstawić muzykę do PowerPoint

Po umieszczeniu muzyki, na slajdzie widoczna jest ikonka głośnika 4, po kliknięciu której mamy dostęp do opcji i parametrów tego pliku.

Muzyka w PowerPoint
W karcie [Odtwarzanie] możemy:
5 przyciąć (skrócić) dźwięk,
6 ustawić stopniowe zgłaśnianie i wyciszanie,
7 ustalić głośność,
8 określić kiedy ma się rozpocząć odtwarzanie dźwięku,
9 określić czy dźwięk ma być odtwarzany w pętli,
a zaznaczając opcję [odtwórz w tle] 10 muzyka będzie odtwarzana na wszystkich slajdach jako podkład dla całej prezentacji.

Najszybszą metodą aby wstawić film do prezentacji jest wykorzystanie metody Drag’n’Drop (przeciągnij i upuść). Jest to szczególnie wygodne gdy pracujesz na szerokim monitorze z podziałem na dwa okna.

Video w prezentacji PowerPoint

Film możesz też dodać w tradycyjny sposób przechodząc do zakładki 1 [Wstawianie] -> 2 [Wideo] -> 3 [Wideo na moim komputerze…] a następnie wskazując odpowiedni plik filmowy.

Jak wstawić video do PowerPoint

Po umieszczeniu video, na slajdzie widoczna jest 4 pierwsza klatka filmu wraz z panelem do odtwarzania. Po zaznaczeniu tego elementu mamy dostęp do opcji formatowania i odtwarzania pliku.

W zakładce [Odtwarzanie] możemy:

5 przyciąć (skrócić) film,
6 ustawić płynne rozjaśnianie i ściemnianie,
7 ustawić głośność,
8 określić czy film będzie uruchamiany od razu po wyświetleniu slajdu czy dopiero po kliknięciu,
9 zdecydować czy film ma się odtwarzać w pętli,
10możemy nawet wstawić podpisy do filmu.

Jak wstawić film do prezentacji PowerPoint

W zakładce [Formatowanie] znajduje się istotna opcja 11 dopasowania video do kształtu. Dzięki niej możemy lepiej graficznie dostosować ten element do wyglądu całego slajdu, np. nadając mu kształt koła. Definiując 12obramowanie, zapewnimy spójność graficzną z innymi elementami na slajdzie.

Kształt video w prezentacji PowerPoint

Bardzo często spotykam się z sytuacją, gdy w prezentacji są wstawione zdjęcia na slajd. Jeżeli tło slajdu różni się kolorystycznie od tła zdjęcia wygląda to po prostu brzydko i nieprofesjonalnie.

Wówczas z pomocą przychodzi jedna z funkcji w PowerPoint i wcale nie musimy korzystać z zewnętrznych programów takich jak Photoshop.

Wystarczy, że:
1 zaznaczymy lewym klawiszem myszki zdjęcie,
2 przejdziemy do zakładki [Formatowanie],
3 wybierzemy opcję [Usuń tło].

Jak usunąć tło zdjęcia w PowerPoint

Teraz zdjęcie zostanie tymczasowo pokolorowane jaskrawą barwą pokazującą, które jego obszary zostaną usunięte. Przy pomocy dwóch opcji 4 [Oznacz obszary do zachowania] oraz 5 [Oznacz obszary do usunięcia] możemy skorygować to co wybrał za nas program. Po zaznaczeniu jednej z opcji 4 lub 5 obrysowujemy na zdjęciu 6 odpowiednie obszary.

Jak usunąć tło zdjęcia w PowerPoint

Gdy efekt jest już zadowalający klikamy przycisk 7 [Zachowaj zmiany]. Teraz slajd wygląda dużo lepiej.

Jak usunąć tło zdjęcia w PowerPoint

Należy wspomnieć, że algorytm PowerPoint-a rozpoznaje i dopasowuje obszary porównując ich kontrast, więc lepsze efekty uzyskamy gdy obiekt na zdjęciu zdecydowanie różni się od tła. Wycięcie czarnego elementu z ciemnego tła będzie sporym wyzwaniem.

Standardowo w slajdy w PowerPoint mają białe tło. Możemy to zmienić, dostosowując tło slajdu do kolorystyki innych elementów i poprawiając w ten sposób estetykę całej prezentacji.

Kartą zarządzania tłem slajdu możemy wyświetlić dwoma sposobami:

  1. 1 kliknij poza obszarem slajdu prawym klawiszem myszki i z menu wybierz opcję 2 [Formatuj tło slajdu…]
    Jak zmienić tło slajdu w PowerPoint
  2. lub przejdź do karty 1 [Projektowanie] i wybierz przycisk 2 [Formatowanie tła]
    Jak zmienić tło slajdu w PowerPoint

Na karcie [Formatowanie tła] mamy do wyboru szereg opcji:

  • Wypełnienie jednolitym pełnym kolorem
  • Wypełnienie gradientowe
  • Wypełnienie obrazem
  • Wypełnienie deseniem
  • Możemy określić przeźroczystość tła
  • Możemy też zastosować nasze ustawienia do wszystkich slajdów w prezentacji

Dodatkowo, jeżeli tło zostało zdefiniowane wcześniej w tkz. [Wzorcu slajdów] możemy ukryć wstawione tam grafiki.

Formatowanie tła w prezentacji PowerPoint

Po włączeniu PowerPoint-a możemy na kilka sposobów uruchomić pokaz slajdów. Najprostszym i najszybszym jest skorzystanie ze skrótów klawiszowych:

  1. F5 – jeśli chcemy uruchomić pokaz zaczynając od pierwszego slajdu
  2. SHIFT + F5 – jeśli chcemy uruchomić pokaz od slajdu na którym obecnie się znajdujemy w trybie edycji

Oprócz skrótów możemy kliknąć 1 przycisk w dolnym prawym rogu ekranu, lub tradycyjnie przejść do zakładki 2 [Pokaz slajdów] i wybrać przycisk 3 [Od początku] lub 4 [Od bieżącego slajdu]

Jak uruchomić pokaz slajdów w PowerPoint

Aby zmienić rozmiar slajdu należy przejść do zakładki 1 [Projektowanie] i wybrać przycisk 2 [Rozmiar slajdu]. Format 3 Standardowy 4:3 jest starszym rozwiązaniem i obecnie dość rzadko się ją wykorzystuje. Najczęściej prezentacje przygotowujemy w 4 formacie 16:9.

Jak zmienić rozmiar slajdu

Możemy też wybrać  5 wymiary niestandardowe, wówczas wyświetli się  okienko w mnóstwem dodatkowych formatów.

Jak zmienić rozmiar slajdu

Jak zmienić rozmiar slajdu

Zapewne zadajesz sobie teraz pytanie do czego służą te dodatkowe formaty? PowerPoint oprócz przygotowywania standardowych prezentacji, świetnie sprawdza się również jako program graficzny do opracowywania ulotek, infografik, CV i innych materiałów reklamowych. Możliwość zapisania pracy w formacie PDF, daje wiele dodatkowych możliwości.

Zazwyczaj prezentacja sterowana jest manualnie i to prezenter ręcznie przełącza kolejne slajdy. PowerPoint daje jednak możliwość tworzenia prezentacji automatycznych w których slajdy przełączane są zgodnie z ustalonym chronometrażem.

Tempo przełączenia slajdu możemy ustalić przechodząc do zakładki 1 [Przejścia] gdzie  w sekcji 2 [Przełącz slajd] w polu 3 [Po:] wpisujemy liczbę sekund. Jeżeli pozostawimy zaznaczoną opcję 4 [Przy kliknięciu myszą] w trakcie pokazu będziemy mogli również ręcznie (szybciej niż wynika to z chronometrażu) przełączyć slajd.

Jak ustawić czas trwania slajdu

W przypadku gdy mimo ustalonego tempa, prezentacja nie przełącza slajdów automatycznie, powinniśmy przejść do zakładki 5 [Pokaz slajdów] i upewnić się czy zaznaczona jest opcja 6 [Użyj chronometrażu].

PowerPoint - chronometraż

Zapisując prezentację jako PDF gwarantujemy poprawność wyświetlenia prezentacji na innych komputerach. Ponadto zapisując PDF możemy określić jakość zapisywanego pliku, i wybierając rozmiar minimalny optymalizujemy plik do przesyłania go drogą mailową.

Kluczowe jest również to, że zapisując prezentację do pliku PDF, blokujemy możliwość edycji takiej prezentacji. Dzięki temu mamy pewność, że nikt nie będzie ingerował w treść prezentacji.

Szczegółowe informacje jak zapisać prezentację jako PDF, zostały przedstawione w wcześniejszym artykule.

Przygotowując prezentację nie zastanawiamy się jak duży rozmiar w kliobajtach będzie miała finalna wersja. Problem zaczyna się dopiero wówczas, gdy musimy taką prezentację przesłać do współpracownika lub kontrahenta drogą mailową.

Szczegółowy proces optymalizacji grafik w prezentacji został opisany w artykule „Jak zmniejszyć rozmiar prezentacji PowerPoint?