Rozmiar prezentacji

Jak zmniejszyć rozmiar prezentacji PowerPoint?

Większość obecnie dostępnych ekranów laptopów, monitorów, telewizorów czy rzutników pracuje w w rozdzielczości FullHD czyli 1920x1080px. Tworząc prezentację powinniśmy zadbać o to by zapewnić możliwie najlepszą jakość obrazu, bo słabej jakość grafiki mogą zepsuć cały efekt doskonale przygotowanej prezentacji. Cóż z tego, że merytorycznie prezentacja będzie na bardzo wysokim poziomie, jeżeli odbiorca nie będzie mógł zobaczyć szczegółów na użytych przez nas zdjęciach. Prezentacja nie wywrze odpowiedniego wrażenia na oglądającym i cały nasz wysiłek pójdzie na marne. Dlatego zawsze należy korzystać z grafik i zdjęć wysokiej jakości. W niektórych przypadkach, oprócz zachowania wysokiej jakości zdjęć musimy również zadbać o jak najmniejszy rozmiar prezentacji.

Po co zmniejszać rozmiar prezentacji?

Wstawiając do prezentacji zdjęcia wysokiej jakości znacząco zwiększamy jej rozmiar w kilobajtach. Jeżeli prezentacje pokazujemy tylko na naszym komputerze lub dystrybuujemy ją na nośnikach takich pendrive, płyta CD czy przenośny dysk twardy, nie musimy się martwić o jej rozmiar. Często jednak prezentację musimy udostępnić drogą mailową i wówczas powinniśmy zadbać o optymalizację i zmniejszyć rozmiar prezentacji. Należy pamiętać, że część serwerów pocztowych może odrzucić wiadomość, w której załącznik będzie większy niż 10MB. W takich przypadkach warto skorzystać z systemów do przesyłu plików takich jak WeTransfer, Google Drive czy DropBox.

Co wpływa na rozmiar prezentacji?

Do głównych czynników wpływających na rozmiar prezentacji należy zaliczyć zdjęcia i grafiki wstawione na slajdach oraz filmy i inne multimedia (muzyka, komentarz lektora). Dodatkowe elementy zwiększające rozmiar prezentacji to użyte i osadzone czcionki, oraz osadzone zewnętrze pliki np. .xls

Optymalizacja i kompresja grafik w prezentacji PowerPoint

Przed przystąpieniem do optymalizacji warto zduplikować prezentację i na wszelki wypadek zachować jej kopię w oryginalnej jakości.

Aby zmniejszyć rozmiar użytych grafik, wystarczy:

  1. zaznaczyć jedno ze zdjęć wstawionych w prezentacji ,
  2. przejść do zakładki formatowanie,
  3. i kliknąć przycisk [Kompresuj obrazy],

Jak zmniejszyć rozmiar prezentacji

wówczas pojawi się okienko z dostępnymi opcjami.

Jak zmniejszyć rozmiar PowerPoint-a

W górnej części okna możemy zdecydować czy podejmowane działania dotyczą tylko wybranego zdjęcia, czy wszystkich użytych w prezentacji. Zaznaczenie drugiego okienka określa czy z obrazu zostaną usunięte niewidoczne jego części (szerzej o tej opcji w dalszej części artykułu).

W dolnej części okna możemy wybrać jakości zdjęcia po kompresji, należy jednak zwrócić uwagę, że dostępność opcji jest zależna od jakości oryginalnego zdjęcia i nie zawsze wszystkie możliwości są dostępne. Elementy są dobrze i logicznie opisane, wystarczy więc zastanowić się jakie jest przeznaczenie prezentacji i zaznaczyć właściwą opcję. Po dokonaniu wyboru i kliknięciu [OK] obrazy zostaną skompresowane a rozmiar prezentacji zmniejszony.

Usuwanie wykadrowanych części obrazu

Wstawiając w prezentacji zdjęcia mamy możliwość ich kadrowania (1):

Jak zmniejszyć rozmiar PPT

Za pomocą widocznych suwaków (2) możemy przeformatować zdjęcie ukrywając nieistotne fragmenty. Fragmenty te będą tylko ukryte i możliwe do dalszej edycji w przypadku ponownego kadrowania zdjęcia, a więc operacja ta nie zmniejsza rozmiaru pliku. Jeżeli mamy już pewność, że właściwie przygotowaliśmy kompozycję zdjęcia, warto te ukryte fragmenty usunąć, bo dzięki temu zoptymalizujemy rozmiar prezentacji. I tu  pomocą przychodzi nam okienko [x]Usuń przycięte części obrazu, z panelu [Kompresuj obrazy]

Kompresowanie filmów w PowerPoint

Podobnie jak zdjęcia możemy również kompresować i optymalizować pliki multimedialne, ze szczególnym naciskiem na filmy. To właśnie te elementy mają największy wpływ na rozmiar naszej prezentacji. Kompresji filmów możemy dokonać przechodząc do Plik -> Informacje ->Kompresuj multimedia, gdzie mamy tu możliwość wyboru docelowej jakości. Ciekawym rozwiązaniem jest funkcja pokazujące ile miejsca zaoszczędziliśmy na każdym z plików umieszczonych w prezentacji.

Sprzątanie i usuwanie niewidocznych obiektów

Przygotowując prezentację czasami na slajdach umieszczamy dodatkowe elementy, które nie są później widoczne w trakcie pokazu. Elementy takie mogą znajdować się poza obszarem slajdu, mogą być przykryte innymi zdjęciami, lub po prostu wyłączone dla widoku w [panelu zaznaczenia]. Warto te wszystkie elementy usunąć przed finalną publikacją prezentacji. [Panel zaznaczenia] możemy łatwo wyświetlić korzystając ze skrótu klawiaturowego Alt+F10 i dzięki temu łatwiej nam będzie sprawdzić czy jakieś elementy nie są ukryte.

Czasami w prezentacjach osadzane są również zewnętrzne obiekty takie jak np. pliki Excel-a. Wielkość takiego zewnętrznego pliku często przekracza kilka MB, a wykorzystywane są tak na prawdę pojedyncze dane i wartości. Informacje o osadzonych plikach znajdziemy przeprowadzając inspekcję prezentacji w sekcji Plik -> Informacje -> Wyszukaj problemy. Porządkując prezentację i usuwając z niej zbędne elementy możemy zaoszczędzić wiele MB.

Elementy ukryte we Wzorcu

Każda prezentacja korzysta z tzw. Wzorca, w którym ustalone są szablony wszystkich slajdów. Kilkukrotnie spotkałem się z sytuacją, gdzie prezentacja składająca z zaledwie kliku slajdów, we wzorcu miała zapisanych ponad 50 szablonów. Szablony zapisane we Wzorcu mogą zawierać wysokiej jakości zdjęcia, a niewykorzystane szablony tylko obciążają prezentację, dlatego warto sprawdzić i wyczyścić również Wzorzec slajdów przechodzą kolejno do Widok -> Wzorzec slajdów. Powinnyśmy zachować tylko wykorzystane w prezentacji układy / szablony usuwając wszystkie pozostałe.

Osadzone czcionki

Na koniec warto również sprawdzić z jakich czcionek korzysta nasza prezentacja i czy zaznaczona jest opcja osadzania użytych czcionek. Jeżeli prezentacja przygotowana jest w oparciu o czcionki systemowe, nie ma potrzeby osadzania ich w prezentacji. Tylko w przypadku użycia nietypowej czcionki należy ją osadzić w prezentacji, gwarantując poprawność wyświetlenia treści na każdym komputerze. Osadzanie czcionek możemy określić przechodząc do Plik -> Opcje -> Zapisywanie -> Osadź czcionki. Należy również pamiętać by tworząc prezentację korzystać maksymalnie z 2 lub 3 krojów, zbyt duża różnorodność czcionek wpływa negatywnie na estetykę prezentacji i zwiększa jej rozmiar.

Potrzebujesz profesjonalnej prezentacji? Skontaktuj się z nami!