Jak zmniejszyć rozmiar prezentacji PowerPoint?
Większość obecnie dostępnych ekranów laptopów, monitorów, telewizorów czy rzutników pracuje w w rozdzielczości FullHD czyli 1920x1080px. Tworząc prezentację powinniśmy zadbać o to by zapewnić możliwie najlepszą jakość obrazu, bo słabej jakość grafiki mogą zepsuć cały efekt doskonale przygotowanej prezentacji. Cóż z tego, że merytorycznie prezentacja będzie na bardzo wysokim poziomie, jeżeli odbiorca nie będzie mógł zobaczyć szczegółów na użytych przez nas zdjęciach. Prezentacja nie wywrze odpowiedniego wrażenia na oglądającym i cały nasz wysiłek pójdzie na marne. Dlatego zawsze należy korzystać z grafik i zdjęć wysokiej jakości. W niektórych przypadkach, oprócz zachowania wysokiej jakości zdjęć musimy również zadbać o jak najmniejszy rozmiar prezentacji.
Po co zmniejszać rozmiar prezentacji?
Wstawiając do prezentacji zdjęcia wysokiej jakości znacząco zwiększamy jej rozmiar w kilobajtach. Jeżeli prezentacje pokazujemy tylko na naszym komputerze lub dystrybuujemy ją na nośnikach takich pendrive, płyta CD czy przenośny dysk twardy, nie musimy się martwić o jej rozmiar. Często jednak prezentację musimy udostępnić drogą mailową i wówczas powinniśmy zadbać o optymalizację i zmniejszyć rozmiar prezentacji. Należy pamiętać, że część serwerów pocztowych może odrzucić wiadomość, w której załącznik będzie większy niż 10MB. W takich przypadkach warto skorzystać z systemów do przesyłu plików takich jak WeTransfer, Google Drive czy DropBox.
Co wpływa na rozmiar prezentacji?
Do głównych czynników wpływających na rozmiar prezentacji należy zaliczyć zdjęcia i grafiki wstawione na slajdach oraz filmy i inne multimedia (muzyka, komentarz lektora). Dodatkowe elementy zwiększające rozmiar prezentacji to użyte i osadzone czcionki, oraz osadzone zewnętrze pliki np. .xls
Optymalizacja i kompresja grafik w prezentacji PowerPoint
Przed przystąpieniem do optymalizacji warto zduplikować prezentację i na wszelki wypadek zachować jej kopię w oryginalnej jakości.
Aby zmniejszyć rozmiar użytych grafik, wystarczy:
- zaznaczyć jedno ze zdjęć wstawionych w prezentacji ,
- przejść do zakładki formatowanie,
- i kliknąć przycisk [Kompresuj obrazy],
wówczas pojawi się okienko z dostępnymi opcjami.
W górnej części okna możemy zdecydować czy podejmowane działania dotyczą tylko wybranego zdjęcia, czy wszystkich użytych w prezentacji. Zaznaczenie drugiego okienka określa czy z obrazu zostaną usunięte niewidoczne jego części (szerzej o tej opcji w dalszej części artykułu).
W dolnej części okna możemy wybrać jakości zdjęcia po kompresji, należy jednak zwrócić uwagę, że dostępność opcji jest zależna od jakości oryginalnego zdjęcia i nie zawsze wszystkie możliwości są dostępne. Elementy są dobrze i logicznie opisane, wystarczy więc zastanowić się jakie jest przeznaczenie prezentacji i zaznaczyć właściwą opcję. Po dokonaniu wyboru i kliknięciu [OK] obrazy zostaną skompresowane a rozmiar prezentacji zmniejszony.
Usuwanie wykadrowanych części obrazu
Wstawiając w prezentacji zdjęcia mamy możliwość ich kadrowania (1):
Kompresowanie filmów w PowerPoint
Podobnie jak zdjęcia możemy również kompresować i optymalizować pliki multimedialne, ze szczególnym naciskiem na filmy. To właśnie te elementy mają największy wpływ na rozmiar naszej prezentacji. Kompresji filmów możemy dokonać przechodząc do Plik -> Informacje ->Kompresuj multimedia, gdzie mamy tu możliwość wyboru docelowej jakości. Ciekawym rozwiązaniem jest funkcja pokazujące ile miejsca zaoszczędziliśmy na każdym z plików umieszczonych w prezentacji.
Więcej praktycznych wskazówek znajdziesz w naszym
VIDEO KURSIE
POWERPOINT 2022
Sprzątanie i usuwanie niewidocznych obiektów
Przygotowując prezentację czasami na slajdach umieszczamy dodatkowe elementy, które nie są później widoczne w trakcie pokazu. Elementy takie mogą znajdować się poza obszarem slajdu, mogą być przykryte innymi zdjęciami, lub po prostu wyłączone dla widoku w [panelu zaznaczenia]. Warto te wszystkie elementy usunąć przed finalną publikacją prezentacji. [Panel zaznaczenia] możemy łatwo wyświetlić korzystając ze skrótu klawiaturowego Alt+F10 i dzięki temu łatwiej nam będzie sprawdzić czy jakieś elementy nie są ukryte.
Czasami w prezentacjach osadzane są również zewnętrzne obiekty takie jak np. pliki Excel-a. Wielkość takiego zewnętrznego pliku często przekracza kilka MB, a wykorzystywane są tak na prawdę pojedyncze dane i wartości. Informacje o osadzonych plikach znajdziemy przeprowadzając inspekcję prezentacji w sekcji Plik -> Informacje -> Wyszukaj problemy. Porządkując prezentację i usuwając z niej zbędne elementy możemy zaoszczędzić wiele MB.
Elementy ukryte we Wzorcu
Każda prezentacja korzysta z tzw. Wzorca, w którym ustalone są szablony wszystkich slajdów. Kilkukrotnie spotkałem się z sytuacją, gdzie prezentacja składająca z zaledwie kliku slajdów, we wzorcu miała zapisanych ponad 50 szablonów. Szablony zapisane we Wzorcu mogą zawierać wysokiej jakości zdjęcia, a niewykorzystane szablony tylko obciążają prezentację, dlatego warto sprawdzić i wyczyścić również Wzorzec slajdów przechodzą kolejno do Widok -> Wzorzec slajdów. Powinnyśmy zachować tylko wykorzystane w prezentacji układy / szablony usuwając wszystkie pozostałe.
Osadzone czcionki
Na koniec warto również sprawdzić z jakich czcionek korzysta nasza prezentacja i czy zaznaczona jest opcja osadzania użytych czcionek. Jeżeli prezentacja przygotowana jest w oparciu o czcionki systemowe, nie ma potrzeby osadzania ich w prezentacji. Tylko w przypadku użycia nietypowej czcionki należy ją osadzić w prezentacji, gwarantując poprawność wyświetlenia treści na każdym komputerze. Osadzanie czcionek możemy określić przechodząc do Plik -> Opcje -> Zapisywanie -> Osadź czcionki. Należy również pamiętać by tworząc prezentację korzystać maksymalnie z 2 lub 3 krojów, zbyt duża różnorodność czcionek wpływa negatywnie na estetykę prezentacji i zwiększa jej rozmiar.
