Większość obecnie dostępnych ekranów laptopów, monitorów, telewizorów czy rzutników pracuje w rozdzielczości Full HD (1920×1080 pks). Tworząc prezentację, powinniśmy zadbać o zapewnienie jak najlepszej jakości obrazu, ponieważ słaba grafika może zepsuć efekt nawet doskonale przygotowanego wystąpienia. Cóż z tego, że prezentacja pod względem merytorycznym będzie na bardzo wysokim poziomie, skoro odbiorca nie dostrzeże szczegółów na użytych zdjęciach? Nie wywrze ona wówczas odpowiedniego wrażenia, a cały nasz wysiłek pójdzie na marne. Dlatego zawsze warto korzystać z grafik i zdjęć wysokiej jakości. W niektórych przypadkach musimy jednak zadbać nie tylko o ich wygląd, ale również o jak najmniejszy rozmiar prezentacji.
Po co zmniejszać rozmiar prezentacji?
Wstawiając do prezentacji zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, znacząco zwiększamy jej wagę wyrażoną w kilobajtach i megabajtach. Jeśli pokazujemy slajdy wyłącznie na własnym komputerze lub dystrybuujemy je na nośnikach takich jak pendrive, płyta CD czy dysk zewnętrzny, nie musimy martwić się rozmiarem pliku. Często jednak udostępniamy prezentację drogą mailową – wówczas powinniśmy zadbać o optymalizację i zmniejszyć jej rozmiar. Należy pamiętać, że część serwerów pocztowych odrzuca wiadomości, w których załącznik przekracza 10 MB. W takich przypadkach z pomocą przychodzą serwisy do przesyłania plików, takie jak WeTransfer, Google Drive czy Dropbox.
Co wpływa na rozmiar prezentacji?
Do głównych czynników wpływających na rozmiar prezentacji PowerPoint należą wstawione na slajdach zdjęcia, grafiki oraz materiały wideo i audio (muzyka, komentarz lektora). Dodatkowymi elementami obciążającymi plik są osadzone czcionki oraz dołączone dokumenty zewnętrzne, np. arkusze Excela (.xls).
Optymalizacja i kompresja grafik w prezentacji PowerPoint
Przed przystąpieniem do optymalizacji warto zduplikować prezentację i zachować jej kopię w oryginalnej jakości. Aby zmniejszyć rozmiar użytych grafik, wystarczy:
- zaznaczyć jedno ze zdjęć wstawionych do prezentacji,
- przejść do zakładki Formatowanie,
- kliknąć przycisk [Kompresuj obrazy].
Wówczas pojawi się okienko z dostępnymi opcjami.
W górnej części okna decydujemy, czy wprowadzane zmiany dotyczą wyłącznie wybranego zdjęcia, czy wszystkich grafik w prezentacji. Drugie pole wyboru określa, czy z obrazu zostaną usunięte jego niewidoczne fragmenty (szerzej o tej opcji w dalszej części tekstu).
W dolnej części okna wybieramy jakość zdjęcia po kompresji. Warto pamiętać, że dostępność poszczególnych opcji zależy od rozdzielczości oryginalnego pliku i nie zawsze wszystkie będą aktywne. Elementy są opisane w sposób jasny i logiczny – wystarczy przemyśleć przeznaczenie prezentacji i zaznaczyć właściwy wariant. Po dokonaniu wyboru i kliknięciu [OK] obrazy zostaną skompresowane, a rozmiar prezentacji ulegnie zmniejszeniu.
Usuwanie wykadrowanych części obrazu
Wstawione do prezentacji zdjęcia możemy dowolnie kadrować (1):
Kompresowanie filmów w PowerPoint
Podobnie jak zdjęcia, możemy kompresować i optymalizować również pliki multimedialne – ze szczególnym uwzględnieniem filmów, które mają największy wpływ na wagę dokumentu. Zrobimy to, przechodząc do ścieżki: Plik -> Informacje -> Kompresuj multimedia, gdzie wybieramy docelową jakość. Ciekawym i praktycznym rozwiązaniem jest funkcja pokazująca, ile miejsca udało się zaoszczędzić na poszczególnych plikach wstawionych do prezentacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o praktycznych funkcjach i tworzeniu profesjonalnych slajdów, sprawdź szkolenie z PowerPoint.
Więcej praktycznych wskazówek
znajdziesz w naszym
VIDEO KURSIE POWERPOINT
Sprzątanie i usuwanie niewidocznych obiektów
Podczas pracy nad prezentacją na slajdach często umieszczamy dodatkowe elementy, które nie są widoczne w trakcie samego pokazu. Mogą one znajdować się poza obszarem slajdu, być zasłonięte przez inne zdjęcia lub po prostu wyłączone w panelu zaznaczenia. Wszystkie te obiekty warto usunąć przed finalną publikacją. Panel zaznaczenia wywołamy łatwo za pomocą skrótu klawiszowego Alt+F10, co pozwala sprawnie zweryfikować obecność ukrytych elementów.
W prezentacjach PowerPoint osadza się czasem również pliki zewnętrzne, np. arkusze Excela. Rozmiar takiego pliku potrafi przekraczać kilka megabajtów, mimo że w rzeczywistości wykorzystujemy z niego jedynie pojedyncze dane lub wartości. Informacje o osadzonych obiektach znajdziemy, przeprowadzając inspekcję dokumentu w sekcji: Plik -> Informacje -> Wyszukaj problemy. Porządkując prezentację i usuwając zbędne elementy, możemy zaoszczędzić sporo miejsca.
Elementy ukryte we Wzorcu
Każda prezentacja korzysta z tzw. Wzorca slajdów, w którym zapisane są szablony wszystkich układów. Niekiedy prezentacja składająca się z zaledwie kilku slajdów zawiera we wzorcu ponad 50 szablonów. Często znajdują się w nich grafiki wysokiej jakości, a niewykorzystane układy niepotrzebnie obciążają dokument. Warto więc sprawdzić i wyczyścić Wzorzec slajdów, przechodząc do zakładek: Widok -> Wzorzec slajdów. Należy zachować tylko te układy, z których rzeczywiście korzystamy, a pozostałe usunąć.
Osadzone czcionki
Na koniec warto sprawdzić, z jakich kroju pism korzysta nasza prezentacja i czy włączono opcję osadzania fontów. Jeśli projekt opiera się na czcionkach standardowych (systemowych), nie ma potrzeby osadzania ich w pliku. Działanie to jest konieczne jedynie w przypadku użycia nietypowego liternictwa – gwarantuje to wtedy poprawność wyświetlania treści na każdym komputerze. Opcję tę skonfigurujemy w menu: Plik -> Opcje -> Zapisywanie -> Osadź czcionki w pliku. Warto też pamiętać, aby podczas tworzenia prezentacji ograniczyć się do maksymalnie 2–3 krojów pism. Zbyt duża różnorodność czcionek negatywnie wpływa na estetykę slajdów i niepotrzebnie zwiększa rozmiar pliku.
