Oferta firmy w PowerPoint

Oferta firmy w PowerPoint

PowerPoint zazwyczaj kojarzy nam się z narzędziem do przygotowywania prezentacji. W tym artykule postaram się wykazać, że jest to również doskonały program do tworzenia innych dokumentów takich jak foldery reklamowe, ulotki czy broszury. Oferta firmy wykonana w PowerPoint jest łatwa edycji i daje wiele możliwości.

Prezentacja vs oferta firmy w PowerPoint

Prezentacja firmy różni się od oferty pod kilkoma względami, przede wszystkim formatem. Poziomy układ prezentacji dostosowany jest do ekranu komputera, podczas gdy oferta to najczęściej dokument w układzie pionowym formatu A4, przeznaczony do drukowania i czytania z kartki. Prezentacja jest zatem dokumentem cyfrowym, elektronicznym, a oferta częściej występuje w postaci papierowej. Drukowana wersja oferty firmy przeznaczona jest do rozdawania potencjalnym klientom w czasie targów branżowych, jako ulotka, broszura czy folder reklamowy. Prezentacja multimedialna zawiera animacje, materiały video i dźwięk, podczas gdy papierowa oferta z oczywistych względów pozbawiona jest tych elementów.

Zalety tworzenia dokumentów w PowerPoint

1. Profesjonalny wydruk = duża liczba egzemplarzy

Dotychczas przygotowanie oferty firmy wiązało się z opracowaniem projektu graficznego oraz zleceniem druku w profesjonalnej drukarni. Takie rozwiązanie daje oczywiście najlepszy efekt wizualny, a wydruk jest wysokiej jakości. W tym przypadku zawsze musimy drukować określoną liczbę egzemplarzy. W drukarniach cyfrowych nakład to minimum 100 sztuk, a w dużych drukarniach minimalna liczba drukowanych ulotek to kilkaset egzemplarzy. Obecnie dostosowanie oferty firmy do dynamicznie zmieniającego się rynku staje się koniecznością i często zdarza się, że wydrukowana w dużym nakładzie oferta  nie zostaje wykorzystana.

Rozwiązaniem tego powyższych problem jest przygotowanie oferty w PowerPoint. Wówczas wydruk realizujemy samodzielnie na drukarce firmowej, w nakładzie dostosowanym do aktualnych potrzeb. Oczywiście jakość wydruku będzie słabsza niż w profesjonalnej drukarni, ale zyskamy dużą elastyczność i możliwość szybkiego reagowania na aktualne potrzeby, a koszt wydruku pojedynczej oferty będzie korzystniejszy.

Co więcej, coraz częściej takiej oferty w ogóle nie musimy drukować, gdyż kontrahenci wolą otrzymać ją drogą mailową. PowerPoint sprawdza się tu idealnie, gdyż umożliwia szybki i łatwy eksport do formatu PDF, który jest wskazany do przesyłania za pomocą poczty elektronicznej.  Kontrahent po otrzymaniu takiego pliku sam zdecyduje czy chce go wydrukować, czy zachować tylko w wersji elektronicznej.

2. Samodzielna edycja treści

W przypadku, gdy oferta była przygotowana w profesjonalnym programie do obróbki graficznej, za każdym razem, aktualizację musimy zlecić studiu graficznemu. To wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz czasem potrzebnym do realizacji takiej usługi. Następnie musimy ponownie zlecić wydruk katalogów czy broszury. PowerPoint daje nam możliwość łatwej, samodzielnej aktualizacji i edycji treści. To znakomita oszczędność kosztów i czasu.

3. Dostosowanie oferty dla konkretnego Klienta

Bardzo ważną zaletą przygotowania oferty firmy w PowerPoint, jest możliwość dostosowania jej dla wybranego Klienta. Na stronie tytułowej możemy wstawić logo kontrahenta, w ten sposób otrzyma on spersonalizowaną ofertę i będzie miał poczucie, że została przygotowana specjalnie dla niego. Dodatkowo możemy samodzielnie dostosować zakres oferty wybierając tylko te usługi, którymi zainteresowany jest Klient. Wystarczy ukryć zbędne strony oferty i wyeksportować plik PDF. W przypadku wcześniejszego wydruku w dużym nakładzie nie mamy takich możliwości, i wszyscy otrzymują taką samą ofertę.

Istotnym elementem oferty jest też kosztorys / kalkulacja cenowa naszych usług. Dzięki łatwej edycji w PowerPoint możemy ją szybko zmieniać i dostosowywać do konkretnych potrzeb i Klientów.

Jak przygotować dokument A4 w PowerPoint?

Przygotowanie oferty zaczynamy od ustawienia właściwego formatu tworzonego dokumentu. W tym celu wchodzimy w zakładkę 1 [Projektowanie] -> 2 [Rozmiar slajdu] -> 3 [Niestandardowy rozmiar slajdu…]

PowerPoint - format A4

i tu w zależności od potrzeb wybieramy 4 [Papier A4 (210mm x 297mm)]. W sekcji [Orientacja] wybieramy układ Pionowy 5.

A4 w ppt

Po kliknięciu [OK] program zapyta się jak ma dostosować istniejącą treść. Powinniśmy wybrać opcję 6 [Dopasuj], dzięki czemu będziemy mieli pewność, że treści (o ile istnieją) nie zostaną ucięte.

Zmiana rozmiaru slajdu w PowerPoint

Teraz możemy już tworzyć dokument w formacie A4, dostosowany do wydruku.

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest jednak zlecenie przygotowania wzorca takiej oferty profesjonalnemu grafikowi. Wykona on wówczas dobrze wyglądającą ofertę z wieloma stronami, które będą stanowiły bazę do dalszej, samodzielnej edycji. To rozwiązanie zagwarantuje profesjonalny wygląd oferty z możliwością dostosowywania jej do aktualnych potrzeb firmy.

Podsumowując, PowerPoint daje wiele możliwości tworzenia niestandardowych dokumentów w różnych formatach, takich jak ulotki, broszury, foldery czy karki okolicznościowe. Niestety jego potencjał w tym zakresie wciąż pozostaje niedoceniony.

Zobacz przykład oferty przygotowanej w PowerPoint: