Amatorska i profesjonalna prezentacja – poznaj 10 różnic

W tym artykule postaram wskazać czym różni się amatorska i profesjonalna prezentacja. Gdy zaczynałem pisać ten artykuł wydawało mi się, że różnic będzie zaledwie kilka, jednak szybko okazało się, że czynników składających się na przygotowanie profesjonalnej prezentacji jest znacznie więcej. Wyjaśnię też, dlaczego przygotowanie ciekawej, estetyczniej i dobrze wyglądającej prezentacji jest tak trudne i wymaga dużego nakładu pracy.

W poniższej treści znajdziecie też kilka porównań slajdów przygotowanych przez pracownika biurowego i przez grafika.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Brak umiejętności graficznych i zmysłu artystycznego

Pracownicy biurowi nie zajmują się na co dzień tworzeniem grafiki, mają inne liczne zadania, dlatego brakuje im wyczucia i umiejętności by stworzyć estetyczną prezentację. Nie można mieć do nich pretensji i oczekiwać, że prezentacja będzie na najwyższym poziomie. Pewnym rozwiązaniem i ułatwieniem pracy, jest przygotowanie profesjonalnego szablonu prezentacji, z którego później zwykli pracownicy mogą korzystać opracowując własne materiały. To jednak nie gwarantuje pełnego sukcesu, bo w wielu przypadkach pracownicy po prostu nie potrafią korzystać z szablonu i nie wykorzystują jego potencjału.

Pamiętajmy, że grafik przygotowujący profesjonalną prezentację ma dostęp do szeregu dodatkowych narzędzi i zasobów, takich jak zewnętrzne programy graficzne, zdjęcia, ilustracje, infografiki. Pracownik biurowy najczęściej ograniczony tylko i wyłącznie do możliwości i zasobów PowerPointa. Dodatkowo grafik tworzy prezentacje niemal codziennie i przez lata zdobywa umiejętności i doświadczenie, które rozwija w praktyczne zdolności. Pracownik firmy tylko co pewien czas staje przed wyzwaniem przygotowania prezentacji i dlatego jego zdolności są dużo niższe. Z powyższych przyczyn wynikają pozostałe czynniki, które opiszę bardziej szczegółowo.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Źle dobrane tło

Tworząc prezentację, często wydaje nam się, że zastosowanie kolorowego tła poprawi jej wygląd i nada profesjonalnego charakteru. Nic bardziej mylnego. Gotowe tła dostępne w PowerPoint często nie pasują do charakteru prezentacji i identyfikacji wizualne firmy. Ponadto odwracają uwagę od właściwych treści. Profesjonalna prezentacja, często w ogóle nie wykorzystuje koloru w tle slajdu, bo elementy graficzne uzupełniające treść są na tyle wyraziste, że doskonale wypełniają kolorystycznie slajd.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Różne kroje nieciekawych czcionek

Wykorzystując tylko podstawowe ustawienia komputera i programu PowerPoint, pracownik ma dostęp do zaledwie kilku mało ciekawych czcionek. Zazwyczaj ogranicza się to do wykorzystania Comic Sans lub Times New Roman. Często zdarza się również sytuacja, w której w prezentacji, na jednym slajdzie wykorzystanych jest kilka różnych krojów czcionek, a to negatywnie wpływa estetykę i czytelność prezentacji. Tworząc projekt graficzny prezentacji należy stosować jedną rodzinę czcionek, wykorzystując jej warianty np. Regular i SemiBold. Dopuszczalnym rozwiązaniem jest również wykorzystanie dwóch czcionek uzupełniających się wzajemnie. W tytułach slajdów możemy użyć czcionki szeryfowej, w treściach bez szeryfowej. Należy jednak być konsekwentnym w całej prezentacji. Dobierając kombinacje czcionek warto skorzystać ze stron, które nam w tym pomogą np.  https://www.canva.com/font-combinations.

Kolejnym problem, z którym spotykam się korygując slajdy dla firm, jest stosowanie zbyt dużego rozmiaru tekstu. Użytkownicy chcąc wypełnić przestrzeń slajdu, powiększają tekst, co negatywnie wpływa na przejrzystość i czytelność treści. Lepszym rozwiązaniem jest zwiększenie interlinii i rozstrzelenie tekstu niż tylko powiększenie wielkości czcionki.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Nadmiar kolorów

Podobnie jak w przypadku czcionek, dobierając kolory powinniśmy bazować na jednym wiodącym kolorze, najczęściej wynikającym z logo i identyfikacji wizualnej firmy i wokół niego budować paletę kolorystyczną prezentacji. Jeżeli kolorem wiodącym będzie np. zielony, to kolorami uzupełniającymi będą nieco jaśniejsze oraz nieco ciemniejsze odcienie zielonego. Dodatkowo warto przygotować jeden kolor w kontrze, dla podkreślenia ważnych informacji. Niestety oglądają prezentacje przygotowane przez pracowników firmy, można zauważyć, trend stosowania wielu, niepasujących do siebie kolorów. Ponadto często zdarza się tak, że prezentacja nie jest spójna kolorystycznie i barwy zmieniają się na kolejnych slajdach. Wówczas można odnieść wrażenie, że prezentacja była tworzona przez kilka osób i każda z nich stosowała odmienny schemat kolorystyczny.

Często obserwuję również tendencję do pogrubiania lub wyróżniania kolorem wielu słów na pojedynczym slajdzie. Twórcy chcą w ten sposób pokreślić ważne fragmenty tekstu. Cóż z tego, jeśli na koniec okazuje się, że 60% tekstu jest w jakiś sposób wyróżniona. Jeżeli znaczą część tekstu zaznaczymy boldem i na czerwono, to zatracimy hierarchię ważności, a istotne treści pozostaną niezauważone.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Wykresy

W zastosowaniach firmowych znaczącą część treści na slajdach stanowią wykresy. Najczęściej nie są one dostosowane kolorystycznie do szaty graficznej prezentacji, lecz wykorzystują domyślną paletę barw. Pracownicy biurowi, wstawiają również wykresy zapisane w formie bitmap (jpg, png, gif) tracąc możliwości edycyjne i obniżając jakość tych elementów. PowerPoint ma dobrze rozbudowane możliwości wstawiania i zarządzania wykresami. Warto zatem je wykorzystać. Umieszczając wykres, możemy go przekopiować z Excela, zachowując możliwość edycji danych. Ponadto należy się zastanowić czy wszystkie informacje umieszczone na wykresie przygotowanym przez dział analityczny, rzeczywiście są nam potrzebne w prezentacji. Warto uprościć wykres zachowując tylko kluczowe dane i informacje. Profesjonalna prezentacja powinna mieć wykresy z dopasowaną paleta barw, w pełni edytowalne w PowerPoint i zachowujące najwyższą jakość graficzną.

Dowiedz się więcej jak stosować wykresy w PowerPoint?

Listy wypunktowane (bulletpointy) vs infografika

Grafik wykorzystuje płatne zasoby i ma dostęp wielu ciekawych infografik, które może wykorzystać przy tworzeniu prezentacji. Amator w ogóle nie używa infografik lub w ostateczności bazuje na darmowych schematach i grafikach SmartArt dostępnych w PowerPoint. Najczęściej jednak, pracownik biurowy umieszcza treści w zwykłych listach wypunktowanych tzw. bulletpoint-ach. Takie zastosowanie jest nie atrakcyjne i nie ciekawe, a więc nie poprawia jakości tworzonej prezentacji.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Przeładowanie slajdów treścią

Poza czysto graficznymi aspektami tworzenia prezentacji, amatorska i profesjonalna prezentacja różni się też w warstwie merytorycznej. Pracownicy umieszczają na pojedynczym slajdzie znaczne ilości tekstu, wykresów i grafik. Dobre praktyki tworzenia slajdów mówią, że na jednym slajdzie powinna być przedstawiona tylko jedna myśl (jeden problem) i nie może się znajdować na nim więcej niż 6 elementów. Poprawiając slajdy pracowników i stosując te wskazówki bardzo często dzielimy treści na mniejsze części, z jednego slajdu tworząc 3 lub 4 oddzielne. To znacząco poprawia czytelność i przejrzystość treści, co z kolei zwiększa przyswajanie informacji przez osoby oglądające. A to właśnie jest głównym celem prezentacji. Tworząc prezentację należy się dobrze zastanowić, czy wszystkie treści umieszczone na slajdzie rzeczywiście są ważne.

Dostęp do profesjonalnych materiałów graficznych

Istotną rolę w odbiorze prezentacji odgrywają materiały graficzne, takie jak fotografie, ilustracje i infografiki. Pracownik biurowy nie ma dostępu do profesjonalnych zasobów i zazwyczaj korzysta z darmowych clipartów lub zdjęć pobranych z internetu o niskiej jakości. Grafik tworząc prezentację ma możliwość wykorzystania materiałów w wysokiej rozdzielczości, co ułatwia ich obróbkę np. przy usuwaniu tła ze zdjęć. To zadanie jest bardzo często stosowane w profesjonalnym przygotowaniu prezentacji, gdyż usunięcie tła ze zdjęcia i wstawienie czystego obiektu, znacznie poprawia czytelność slajdu. Dodatkowo wykorzystując ilustracje i infografiki powinniśmy zamieszczać je w prezentacji w postaci wektorowej, dzięki czemu zachowają wysoką jakość, nawet przy znaczymy powiększeniu i wyświetlaniu prezentacji na dużych ekranach.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Praca z zewnętrznymi programami

Tworząc prezentację, graficy wykorzystują zewnętrze oprogramowanie takie jak Photoshop lub Illustrator do tworzenia ilustracji i przygotowywania zdjęć. W przypadku bardziej złożonych animacji i efektów wizualnych wykorzystywane są w After Effects, Adobe Animate czy programy do modelowania trójwymiarowego. Wszystkie te programy nie należą do najtańszych rozwiązań i trudno wyobrazić sobie, by pracownik biurowy miał do nich dostęp. Ponadto czas nauki obsługi tych programów też odgrywa znaczącą rolę. Grafik mając bogatszy warsztat i dostęp do zaawansowanych narzędzi w szybszy i łatwiejszy sposób może przygotować grafiki do profesjonalnej prezentacji.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Darmowe szablony PowerPoint

Chcąc ułatwić sobie pracę, można wykorzystać darmowe szablony dostępne w PowerPoint. Należy jednak zwrócić uwagę, że jest to rozwiązanie dalekie od doskonałości. Szablon taki z pewnością nie będzie dopasowany do wszystkich potrzeb i zastosowań w firmie. Będzie to tylko rozwiązanie zastępcze, ułatwiające i usprawniające prace nad prezentację multimedialną, ale z pewnością nie zastąpi profesjonalnego szablonu przygotowanego indywidualnie przez grafika. Chcę także zwrócić uwagę, iż na takim darmowym szablonie może być umieszczonych szereg zbędnych w mojej ocenie elementów, takich jak data, numer slajdu czy imię i nazwisko autora. Informacje te wystarczy zamieścić tylko na slajdzie tytułowym i nie ma potrzeby powtarzania ich na wszystkich slajdach. Jeżeli zastosujemy zasadę 6-ciu elementów na slajdzie (z dobrych praktyk tworzenia slajdów) to oczywistym będzie, że numer slajdu i data są informacjami odwracającymi uwagę od istoty przekazywanej treści. Niestety w darmowych szablonach błąd ten jest powszechny.

Chwyć za suwak i przeciągnij

Animacje

Podobnie jak w przypadku graficznych elementów w sferze animacji mamy podobną sytuację. Prezentacje przygotowywane przez pracowników biurowych często zawierają wszystkie możliwe warianty animacji dostępnych w PowerPoint. Wydaje się tu przyświecać idea im więcej ruchu tym lepiej. A praktyka pokazuje dokładnie odwrotnie. Animacje powinny być tylko uzupełnieniem, drobnym i subtelnym akcentem, i nie powinny odwracać uwagi od treści na slajdzie.

Praca grafika

Opracowując slajdy dla firm i poprawiając graficzne dostarczony materiał, najczęściej w pierwszym etapie praca polega na uproszczeniu tekstów, zdjęć wykresów i usunięciu zbędnych informacji. Obowiązuje tu zasada: im mniej elementów na slajdzie tym jest on bardziej czytelny. Dalej należy zadbać o spójność wszystkich elementów graficznych, czcionek, ogólnej kolorystyki prezentacji, a nawet animacji.

Jak widzimy przygotowanie prezentacji nie jest łatwe. Wykorzystanie darmowych szablonów i elementów ClipArt dostępnych w PowerPoint nie zapewnia wystarczającej jakości. Kluczem jest wieloletnie doświadczenie i dostęp do profesjonalnych narzędzi: programów, zdjęć i ilustracji. Tylko w ten sposób można zagwarantować najlepsze rozwiązania. Pamiętajmy również, że pracownik biurowy nie może poświęcić tyle czasu na przygotowanie prezentacji co dedykowany do tego zadania grafik.

Jeżeli zależy ci na profesjonalnej prezentacji, nie czekaj…