wzorzecPrezentacji 1

Tworzenie wzorca w PowerPoint

Tworząc prezentacje w PowerPoint możemy wykorzystać tzw. szablon / wzorzec prezentacji, w którym zawarty jest zbiór przykładowych slajdów, przygotowanych do wprowadzenia właściwych treści.

Brak wzorca zmusza nas do pracy według poniższych modeli:

  1. Tworzenia prezentacji od podstaw, gdzie każdy slajd przygotowywany jest indywidualnie,
  2. Bazowania na istniejącej już prezentacji i jej modyfikacji

Wykorzystanie wzorca niesie za sobą wiele zalet i warto go stosować.

Zalety stosowania wzorca

Bardzo często spotykamy się z sytuacją gdy w ramach jednej firmy tworzonych jest wiele prezentacji, a każda z nich ma inny wygląd. Odbija się to negatywnie na wizerunku firmy, która powinna dbać o spójną identyfikację wizualną. Stosując jeden wzorzec prezentacji będziemy mieli pewność, że tworzone prezentacje będą spełniały powyższe wymaganie. Korzystając ze wzorca, ułatwiamy i przyspieszamy pracę nad prezentacją. Użytkownik nie musi zastanawiać się nad wyglądem każdego slajdu, tylko wybiera gotowy wzór z szablonu i wypełnia go właściwymi treściami.

Zawartość wzorca

Przygotowany wzorzec prezentacji powinien zawierać co najmniej 15 unikalnych układów slajdów. Taka liczba zapewnia odpowiednie warianty i wystarczające zróżnicowanie. Jeżeli we wzorcu przygotowanych zostało więcej układów, tym lepiej. Pracownik tworzący prezentację będzie miał większy wybór. Oczywiście nie należy przesadzać z ilością i nadmiarem szablonów. Każdy wzorzec powinien zawierać przynajmniej:

  1. Slajd tytułowy
  2. Spis treści / agenda
  3. Slajd rozdzielający (tytuł sekcji, rozdziału)
  4. Slajd z tekstem
  5. Slajd z dwoma kolumnami tekstu
  6. Slajd z trzema kolumnami tekstu
  7. Wygląd wykresów – 3 przykłady
  8. Wygląd tabeli
  9. Slajd z tekstem i zdjęciem

Edycja szablonu

Aby przejść do tworzenia wzorca, musimy z górnego manu wybrać [Widok], a następnie [Wzorzec slajdów]. To tu będziemy mogli ustalić kolorystykę całej prezentacji, zdefiniować używane czcionki, określić kolor tła. A dla poszczególnych slajdów będziemy mogli zdecydować, które elementy będą do późniejszej edycji przez użytkownika.

W lewej kolumnie możemy dodawać kolejne układy (slajdy bazowe). Po dodaniu nowego układu, możemy rozpocząć wprowadzanie elementów na slajd. Należy tu rozgraniczyć, które elementy będą stałe, a które będą dostępne do edycji przez użytkownika. Stałe to zazwyczaj elementy graficzne tła, logo firmy, czyli coś, co zawsze występuje na każdym slajdzie. Dzięki temu, że umieścimy jej we wzorcu, będziemy mieli pewność, że w trakcie edycji nie zostaną one przesunięte lub usunięte, a to zapewni spójność tworzonych prezentacji. Elementy dostępne do edycji przez użytkownika to oczywiście teksty, zdjęcia, wykresy występujące na slajdzie. Elementy stałe, wstawiamy w sposób tradycyjny, w zakładce [Wstawianie], gdzie mamy do wyboru: obrazy, kształty, ikony itp. Elementy dostępne do edycji przez użytkownika, umieszczamy wykorzystując zakładkę [Wzorzec slajdów] i sekcję [Wstaw symbol zastępczy]. Tu mamy do wyboru: tekst, obraz, wykres, tabela itp. Dodane symbole zastępcze są oznaczone obrysem z przerywaną linią.

Symbole zastępcze

Definiując taki element zastępczy, sprawimy, iż już w trakcie edycji prezentacji przez pracownika, będzie on widział, w którym miejscu na slajdzie znajdują się dane elementy. A klikając w taki element będzie mógł od razu wprowadzić właściwą treść. Dodatkowo, definiując ‚Obraz’ jako Symbol zastępczy i nadając mu określone wymiary, później w trakcie tworzenia właściwej prezentacji, zdjęcie wstawione przez pracownika od razu będzie miało odpowiednio dopasowany wymiar.

Oprócz zdefiniowania palety barw we wzorcu slajdu, warto też, z boku, na marginesie umieścić nieduże kwadraty zgodne z tą paletą barw. W trakcie edycji prezentacji będą bardzo pomocne i przyspieszą pracę. A w trakcie pokazu prezentacji kwadraty te będą niewidoczne, gdyż znajdują się na marginesie poza obszarem slajdu.

Wzorzec prezentacji - przykładowy układ

Definiując kolejne układy slajdów możemy też ustalić odpowiednie kolory tła dla każdego z nich. Kolor tła zawsze można zmienić w trakcie edycji, ale jeżeli będzie on już prawidłowo ustawiony we wzorcu prezentacji, z pewnością pozwoli to uniknąć niepotrzebnej zmiany kolorystyki tła w trakcie pokazu.

Osadzanie czcionek

Kolejnym ważnym elementem jest prawidłowe osadzenie użytych czcionek. Trzeba pamiętać, że stosując czcionki spoza zakresu czcionek systemowych, musimy zapewnić poprawne ich wyświetlanie na wszystkich komputerach, również na tych, które nie posiadają wgranej takiej czcionki. Osadzanie czcionek definiujemy w karcie [Plik] -> [Opcje] ->[Zapisywanie] i tu powinniśmy zaznaczyć ‚Osadź wszystkie znaki’ bo tylko ta opcja daje możliwość edycji przez innych pracowników.

Opcje zapisywania prezentacji

Elementy dodatkowe

Jako dodatek do tak opracowanego wzorca prezentacji, warto również umieścić zestaw grafik czy zdjęć firmowych. Ułatwi to pracę z dokumentem, bo pracownicy nie będą musieli szukać tych materiałów w zewnętrznych źródłach. Styl i charakter wybranych zdjęć będzie spójny dla wszystkich tworzonych w firmie prezentacji.

Na koniec przedstawiamy przykładowy zestaw układów przygotowany dla wzorca prezentacji: